Processus de conception pédagogique: quand une REL permet d’optimiser le climat de travail et bienêtre

Lebrun (2021) parle d’une constellation de métiers en conseillance pédagogique. Certains collègues travaillent en formation continue et font partie de cette constellation. Selon ma compréhension, le travail au sein de leur équipe, qu’elle soit interne ou externe à l’établissement, exige une forte collaboration ainsi qu’une bonne uniformisation des méthodes de travail.

Benoit Ringuette, Brigitte Belzile et Catherine D’Anjou de l’Université Laval en formation continue sont venus nous présenter leur outil de travail qui vise à adapter, co-construire et communiquer un processus de conception pédagogique avec des clients externes et des experts en contenu. Une ressource éducative libre (REL) est un ajout des plus intéressants.

Lors de l’atelier, les membres de l’équipe ont mentionné les difficultés rencontrées en formation continue face aux conséquences de décisions prises sans la participation du conseiller pédagogique. Benoit a donné l’exemple d’une formation qui avait un montant fixe et qui était répartie en un nombre de capsules dans un temps donné (un peu (beaucoup) irréaliste), entraînant des retards, des dépassements de coûts anticipés et des tensions internes. Le manque de communication entre les équipes de conception et de développement des affaires posait problème dans la définition même du projet ainsi que dans l’évaluation des ressources nécessaires.

L’équipe s’est interrogée sur le processus de conception en s’inspirant d’un processus d’affaires considéré comme une « suite cohérente d’activités et d’opérations commerciales qu’une entreprise ou une organisation entretient avec des tiers, traduisant les besoins de ses clients et les exigences de son environnement, et tenant compte ou non de ses activités internes, de manière à les agencer selon une logique de création de valeur » (Office québécois de la langue française). L’accent a été mis sur l’efficacité, l’efficience (Triangle d’or entre coût, délai et qualité), la gestion de la complexité, la communication avec les parties prenantes et la réutilisation des gabarits adaptés aux besoins organisationnels.

Lors de l’atelier, les participants ont évalué que leur équipe comptait entre 5 et 10 personnes impliquées, en fonction de l’ampleur et des étapes du projet. Par exemple, une personne a mentionné qu’elle travaille avec le demandeur, le porteur, les experts en contenu, le CP, le technopédagogue, le graphiste, l’intégrateur, le réviseur linguistique, le chargé de projet, le comité de validation (experts et apprenants types) et une personne apprenante lors du pilote. Compte tenu du nombre de personnes impliquées, l’exercice de détailler les étapes de conception, les responsabilités des parties prenantes ainsi que les livrables à produire s’avère bénéfique.

Catherine, conseillère en développement des affaires, a présenté son rôle et les services qu’elle offre pour aider les participants à mieux se situer et à réduire les risques dans la gestion de projets. Dans son cas, elle accompagne les clients commerciaux et les facultés. Son objectif est de s’aligner sur les besoins du client, d’assurer la qualité des livrables et de respecter les budgets et les échéanciers. Comme elle l’a mentionné, avant d’arriver sur notre bureau, le projet peut faire l’objet de discussions depuis plusieurs années.

Benoit, Brigitte et Catherine ont conclu en présentant leur utilisation de Planner. Ils ont créé des circuits, c’est-à-dire qu’ils ont décomposé tout le processus de conception pédagogique dans Planner sous forme de vignettes, en distribuant l’ensemble des tâches aux responsables, en ajoutant une liste de contrôle par personne, en incluant les pièces jointes de SharePoint et en ajoutant une section pour la validation avant de terminer la tâche. Il s’agit alors d’une gestion fluide avec un modèle par projet où un outil inclus dans la suite Office est utilisé plutôt qu’un outil externe coûteux.

En somme, leur outil leur a permis de briser les silos et d’augmenter le plaisir de collaborer. Tous les membres ont maintenant une compréhension commune du processus et une excellente idée de la contribution de chacun. Ils ont alors l’impression d’être plus solides et d’augmenter leur crédibilité.

Et vous, adopterez-vous cet outil une fois adapté à votre contexte professionnel?