Le 2 octobre 2023, un atelier en ligne captivant, animé par Constance Denis, conseillère pédagogique et Félix Arguin, coordonnateur pédagonumérique, tous deux à i-mersion CP, a permis aux personnes participantes de prendre conscience de l’étendue de leur rôle et de leurs responsabilités en conseil pédagogique.
Les tâches quotidiennes des CP : toutes égales ?
Destiné à toutes les personne conseillère pédagogique, l’atelier s’est concentré sur une réflexion collective autour des tâches, rôles et responsabilités en conseil pédagogique. Grâce à l’utilisation de FigJam, une application numérique collaborative d’idéation, Constance et Félix ont guidé les personnes participantes de manière ludique et dynamique dans ce processus. Le premier exercice a consisté à identifier ensemble leurs tâches, qui ont été regroupées en 11 catégories basées des recherches récentes menées par i-mersion CP (Proust-Androwkha, et al., à paraitre) :
- Soutien à l’enseignement
- Développement professionnel
- Veille pédagogique
- Formation
- Projet pédagogique
- Réseaux internes/externes
- Programme (développement/évaluation)
- Événement pédagogique
- Évaluation des enseignements par les étudiants
- Recherche, innovation et développement
- Production multimédia
Réflexion sur la charge de travail
Les CP ont ensuite été invités à réfléchir aux tâches dont ils souhaitaient diminuer ou augmenter la charge. Le consensus s’est dégagé sur trois domaines clés à réduire :
- Les tâches administratives.
- Les réunions inefficaces.
- La gestion des courriels.
Et sur trois domaines à développer :
- L’accompagnement.
- L’innovation.
- Le développement professionnel, notamment par le réseautage.
Solutions techno–pratiques
De nombreuses solutions ont été suggérées par les personnes participantes pour alléger la charge administrative et les réunions peu productives.
Par exemple, les personnes participantes ont parlé de différentes applications de gestion de projet, soit
- Microsoft Loop
- Microsoft Planner
- Monday
- Notion
- Trello
Les outils de prise de rendez-vous, tels que Microsoft Bookings et Calendly, ont été recommandés, tout comme des initiatives aussi simples pour réduire le nombre de courriels à gérer que l’annotation des documents partagés avant les réunions et les échanges dans les forums.
Une méthode de gestion efficace des réunions a été présentée par l’équipe d’i-mersion CP, qui envisage d’organiser un atelier à ce sujet à l’avenir. Elle repose sur l’utilisation d’un document unique qui sert à la fois d’ordre du jour et de compte-rendu, et implique une gestion très précise du temps, des décisions à prendre et des tâches à accomplir, ainsi qu’une prise de notes à tour de rôle par les différentes personnes participantes.
Pour favoriser un accompagnement sain, une personne participante a rappelé de se méfier des « demandes suspectes », un enjeu qui a été traité dans un précédent atelier animé par Judith Cantin.
Gestion du temps
À la suite de ces discussions, une matrice d’Eisenhower a été utilisée pour aider les personnes participantes à évaluer leurs tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. Plusieurs méthodes globales de gestion du temps ont été évoquées, notamment la pensée design et la méthode GDT. Il a été souligné qu’une compréhension approfondie de ses rôles et mandats, ainsi qu’une bonne connaissance de son équipe, sont essentielles pour déléguer efficacement et rendre le travail plus productif. Enfin, déterminer avec son équipe un processus de conception pédagogique est un bon moyen de déterminer de manière claire les rôles et responsabilités de chacun dans un projet pédagogique.
Constance a également partagé une approche personnelle dont il avait été question dans la Pédagopause sur la pleine conscience consistant à diviser sa journée de travail en quatre catégories : le temps de travail concentré, le temps consacré aux communications, le temps réservé aux imprévus et le temps de pause. Pour ma part, c’est une approche qui m’a beaucoup parlé, car elle permet de tenir compte du besoin d’équilibre entre productivité et santé mentale!
Conclusion
En fin de compte, l’atelier a été une occasion précieuse pour les CP de réfléchir à leur rôle et à la gestion de leur temps. La diversité des solutions proposées promet d’améliorer l’efficacité et le bien–être au travail des CP.