Chronique d’atelier : Encore un logiciel de gestion de projet ?!

Pourquoi choisir Notion en conseil pédagogique?

On ne compte plus le nombre de logiciels de gestion de projet disponible, avec toute sorte de formules, de tarification, de capacités… De quoi avoir le tournis ! Mais clairement, la plupart n’ont pas été pensés pour le conseil pédagogique. Il est d’autant plus précieux d’être orienté vers une solution qui convient à cette profession par une personne qui en connaît parfaitement les enjeux, et qui l’a testée en situation réelle.

C’est pourquoi l’atelier de Simon Côté-Massicotte, conseiller en intégration des technologies au service de pédagogie universitaire et de formation à distance de l’Université du Québec en Abitibi-Témiscamingue (UQAT), et l’un des récipiendaires des Prix Hublo 2023, apportait un riche point de vue sur la question. Fort d’un badge Expert Notion, et après un long processus de recherche et d’analyse sur le sujet, il était LA meilleure personne pour nous éclairer sur ce logiciel.

Précisons d’abord que cette activité faisait suite à un atelier donné lors du Rendez-vous CP 2023, mais s’adressait tout autant à un public néophyte. Pour cet atelier-ci, Simon a très généreusement partagé un document Notion qui vous donne pas à pas les bases pour utiliser efficacement ce logiciel en tant que CP. Il vous suffit de vous créer un compte, ouvrir le document, et suivre les étapes !

Pourquoi Notion ?

Notion est unique en certains aspects. Lors de son entrée à l’UQAT, Simon a eu pour mission de trouver un logiciel de gestion de projet et de données adapté aux réalités de cet établissement qui s’appuie beaucoup sur l’enseignement à distance, ce qui implique beaucoup de médiatisation. Il a donc procédé à une évaluation systématique de tous les logiciels de gestion de projet qu’il a pu trouver, incluant toutes les solutions, du simple tableau Excel aux logiciels les plus complets. Parmi les finalistes, Notion s’est incontestablement distingué comme le plus convivial, le plus flexible et surtout, celui offrant le plus de possibilités.

Convivial

Contrairement à d’autres outils de flexibilité comparable, Notion ne nécessite pas de savoir coder ou d’avoir des connaissances approfondies en informatiques. Grâce à de multiples modèles, il est possible de décorer son espace de travail, utiliser des icônes et de nombreux outils visuels et faciles à comprendre au quotidien.

Flexible

Notion s’est tout simplement imposé comme la solution pour laquelle Simon n’a, dans sa quête d’un outil parfait, jamais « frappé de mur ». À travers les contenus, les bases de données, l’accès à de nombreux types de fichiers et méthodes d’organisation, Notion s’adapte.

Toujours une solution

Malgré son rôle d’explorateur pour son établissement, Simon ne souhaitait pas être le défricheur et devoir créer de lui-même des solutions à ses problèmes ou des manières de faire pour répondre à ses besoins. De ce point de vue, une autre grande force de Notion est son importante communauté. Quelle que soit sa question, s’il n’y avait pas de réponse dans la documentation officielle, il était capable de trouver un fil sur Reddit ou une vidéo sur YouTube avec des réponses. Les ressources ne manquent jamais pour soutenir notre usage.

Au cours de l’atelier, Sandra Benjamin, de l’Université Aix-Marseille nous partage son expérience avec cet outil. Pour elle, un de ses points forts est à quel point il est personnalisable. Intégré sur le bureau ou le téléphone comme application, il est synchronisé partout et ne nécessite pas d’être en ligne.

Elle souligne que si démarrer d’une page blanche peut être intimidant, il y a d’innombrables modèles personnalisables et tutoriels qui peuvent permettre de démarrer. Une autre grande force de l’outil, c’est qu’on peut l’adapter à d’innombrables méthodes de gestion de projets, Kanban ou PARA par exemple…

Technosophie

Choisir un bon outil (techno-) commence par comprendre avec quelle philosophie (-sophie) on l’aborde. De ce point de vue, Simon est clair : c’est à la technologie de s’adapter à nos besoins, non l’inverse. Il illustre ce phénomène lorsqu’une personne participante lui raconte que pour lui, le plaisir de la planification a toujours pris place à travers… Les Post-its ! C’est en trouvant une manière d’adapter la spontanéité et la créativité que lui permettait cette approche à travers Notion qu’il a décidé de l’adopter. Simon renchérit : la valeur d’un outil comme Notion se construit à travers le fait de l’utiliser tous les jours, en y mettant le plus de documents et contenus possible. Éprouver du plaisir à l’usage d’un outil est une condition sine qua non pour l’utiliser tous les jours. En cela, l’aspect convivial de l’outil s’impose comme un essentiel.

Trouver l’information

Dans les architectures arborescentes à travers lesquelles les outils de recherche ont une portée limitée (nous ne citerons pas Teams), perdre un document se fait aussi vite que cligner des yeux. À l’opposé, sur Notion, on peut créer des relations entre des bases de données qui permettent à chaque information de se trouver simultanément à différents endroits et être retrouvé dans différents contextes. Si la base de données est bien établie, l’info est à plusieurs endroits, avec des tags, etc.

« je ne veux pas que ce soit possible de trouver l’information… Je veux que ce soit impossible de la perdre ! »
Simon Côté-Massicotte

D’un usage individuel à une intégration dans l’établissement

Si Notion est un excellent outil pour un usage personnel, c’est dans le contexte d’une équipe qu’il montre toutes ses forces. Toutefois, utiliser un logiciel avec son équipe ou le faire utiliser par les enseignants n’est pas toujours aisé. Entre la difficulté de découvrir un nouvel outil et le manque de temps, la méfiance est courante face à un nouvel investissement en efforts. Comment convaincre ? Pour Simon, quand vient le temps de faire accepter un outil, la meilleure qualité c’est d’être « fatigant » (comprenez persistant), et de partager que cet outil marche pour nous jusqu’à ce que les gens envisagent de l’adopter.

Faire accepter un outil dans un environnement institutionnel passe aussi par la sécurité et la fiabilité de l’outil. Sur ces points, Notion se démarque particulièrement. Pour sa fiabilité d’abord : en un an, l’outil a seulement été indisponible 2 heures… un record ! Cela est rendu possible par une équipe de développeurs très investis, offrant des mises à jour fréquentes et très à l’écoute des utilisateurs. Qui dit mises à jour fréquentes dit généralement bon niveau de sécurité, et de ce point de vue aussi Notion se démarque. Les données au Canada sont conservées sur des serveurs canadiens, cryptées, et de nombreuses autres dispositions sont prises pour assurer la sécurité et la confidentialité… La version payante intègre même l’authentification à deux facteurs. De quoi satisfaire les services de sécurité informatique les plus pointilleux.

Et si en effet, il y a une version payante, qui peut s’avérer un frein, l’usage de Notion en contexte pédagogique est grandement facilité par le fait qu’une large partie de ses fonctions est disponible gratuitement pour les établissements d’enseignement.

Ressources

Vous êtes convaincu, mais vous ne savez pas par où commencer…

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Pour aller plus loin, n’hésitez pas à chercher sur Reddit et sur YouTube, où les tutoriels, officiels et officieux fourmillent !

Une autre ressource, ce sont bien évidemment vos collègues CP, qui semblent avoir grand plaisir à partager ensemble leur technophilie à i-mersion CP !