Maitriser l’art de la table ronde : astuces pratiques 

À deux reprises l’année dernière, j’ai eu l’occasion d’organiser une table ronde. Je souhaite maintenant partager les astuces que j’ai retenues.

Étant donné que c’était ma première fois à la tête d’une table ronde, j’ai sollicité Julie St-Laurent, documentariste et productrice de contenu multimédia et immersif aux productions Mémodia. Avec sa collègue Nathalie Gagnon, elles ont organisé la table ronde du RVCP 2022 qui fut un succès. Julie m’a recommandé de commencer par une étape de préparation, en clarifiant l’objectif de la table ronde. Il est essentiel de se demander ce que l’on souhaite que les personnes participantes retiennent de cet événement: quels aspects du sujet souhaite-t-on aborder lors de ce panel ? Lors de la table ronde du RVCP 2022, l’équipe d’i-mersion CP souhaitait que les personnes participantes comprennent que l’expérience en conseil pédagogique est précieuse, même si elle est de courte durée. Nous voulions également mettre en évidence les multiples dimensions de la compétence numérique, les différentes façons de l’explorer à travers divers outils et méthodes, ainsi que les rôles et responsabilités variés en conseil pédagogique selon les contextes, afin de réduire le syndrome de l’imposteur. De plus, nous voulions que les personnes participantes prennent conscience de l’importance de réfléchir à l’avenir du rôle du CP après la pandémie, alors que l’urgence d’agir est moins présente.

Le choix des personnes intervenantes est également crucial. À i-mersion CP, nous aimons réunir des personnes provenant de différents réseaux (collégial et universitaire) et ayant différentes expériences. Aussi, il est important de déterminer rapidement la durée de la table ronde ou du panel afin d’organiser l’horaire en conséquence.

Ensuite, il est nécessaire de réfléchir au plan de pré-entrevue, c’est-à-dire aux différentes questions que l’on souhaite poser aux intervenants. Cette pré-entrevue peut être individuelle ou collective, mais elle doit être réalisée! Pour ma part, lors de la préparation de la table ronde sur l’échec en matière d’innovation, j’ai choisi de rencontrer individuellement chaque personne intervenante et de leur poser les questions suivantes :

• Comment définiriez-vous l’échec professionnel en conseil pédagogique ? (réponse d’environ 30 secondes)
• Tous les échecs professionnels sont-ils de même nature ? Sinon, quels sont les facteurs qui déterminent la nature de l’échec ?
• Selon vous, quels sont les principaux facteurs à prendre en compte pour éviter un échec professionnel en tant que conseiller pédagogique ?
• Comment pouvez-vous transformer un échec professionnel en opportunité pour créer quelque chose de nouveau et plus innovant ?
• Comment pouvez-vous encourager la prise de risque chez les conseillers pédagogiques pour promouvoir l’innovation, tout en minimisant les risques d’échec professionnel ?
• Comment pouvez-vous concrètement aider les conseillers pédagogiques à surmonter leur peur de l’échec professionnel et à adopter l’innovation ?
• Comment l’échec professionnel peut-il conduire à des innovations pédagogiques ?
• Comment tirez-vous des leçons de vos échecs ?
• Comment les conseillers pédagogiques ou les directions de service peuvent-ils créer une culture qui encourage la prise de risque et l’acceptation de l’échec professionnel comme une étape normale du processus d’innovation ?

J’ai adapté ces questions au fur et à mesure des rencontres avec les personnes intervenantes, en leur demandant si certains aspects étaient manquants, ce qui s’est avéré être le cas. Les réponses m’ont parfois fait réaliser que certaines questions étaient redondantes.

J’ai également préparé la biographie (en quelques phrases!) pour que la personne animatrice puisse présenter les personnes intervenantes. J’ai validé le contenu de ces biographies avec chacune des personnes intervenantes. Comme le mentionnait Julie, l’un des aspects où l’on peut gagner du temps lors d’un panel ou d’une table ronde est la présentation. Souvent, les personnes intervenantes ont tendance à consacrer trop de temps à leur biographie cherchant à établir le mieux possible leur crédibilité auprès du public.

Avec ce matériel, j’ai commencé à construire un canevas selon le minutage. Au RVCP 2023, la table ronde durait 1h. J’ai prévu 1 minute pour l’accueil et 4 minutes pour présenter les personnes intervenantes. Ce court temps était possible étant donné que la personne animatrice a lu la biographie avant de lui poser une question directement en lien avec la thématique, c’est-à-dire comment définir l’échec professionnel en conseil pédagogique. Après un premier tour de table, 20 minutes (2 * 10) étaient prévues pour les deux autres questions. Dans le plan remis à la personne animatrice, j’avais mis les réponses épurées en rouge et changé l’ordre des tours de parole. La troisième question où il était question des innovations pédagogique était un peu plus longue, c’est-à-dire 15 minutes. Le dernier tour de table de 15 minutes projetait les personnes intervenantes dans le futur avec une question prospective sur l’environnement à favoriser pour minimiser les risques d’échec. Finalement, 5 minutes étaient dédiées à la conclusion et au remerciement.

Pour assurer le bon fonctionnement de la table ronde, qu’on anime ou non, Julie proposait de diviser le plan en trois colonnes: la première pour les questions et les réponses (en rouge) selon les personnes intervenantes, une deuxième colonne pour la durée prévue et une troisième pour l’heure à laquelle cette question devrait se terminer pour respecter l’horaire.

Lors de la table ronde, la personne animatrice joue un rôle crucial dans la gestion du temps et la facilitation des échanges. Il est important de fixer des limites de temps claires pour les interventions des personnes intervenantes afin de s’assurer que tout le monde ait l’opportunité de s’exprimer. Le personne animatrice peut également poser des questions supplémentaires pour approfondir les sujets abordés et encourager les échanges entre les personnes intervenantes.

En ce qui concerne la logistique, il est important de s’assurer que la salle est équipée d’un système audio adéquat pour permettre à toutes les personnes participantes d’entendre clairement. Si la table ronde est diffusée en ligne, il est crucial de faire des tests préalables pour vérifier la qualité du son et de l’image. Il est également important d’informer les personnes intervenantes et le public des détails logistiques, tels que l’heure de début, la durée prévue et les plateformes utilisées.

J’ai préparé une chronique sur la table ronde du RVCP 2023 ainsi que sur la table ronde concernant l’insertion professionnelle qu’il est possible de consulter afin de jauger de la qualité de la préparation et de l’exécution!