i-mersion CP a reçu Laurie Couture lors de la co-labo-mersion du 4 février 2025, pour une séance de collaboration, partage, entraide et codéveloppement sur la thématique de l’assurance contrôle qualité. Le questionnement portait sur les façons d’assurer la qualité d’une formation lorsqu’on doit solliciter une personne externe pour réaliser le mandat.
Laurie travaille depuis 4 ans comme conseillère pédagogique et coordonnatrice de la formation à l’École branchée, un organisme à but non lucratif spécialisé en éducation dont la mission est de «Contribuer au développement professionnel des acteurs de l’éducation pour favoriser la réussite éducative à l’ère du numérique». L’école branchée effectue une veille éducative, particulièrement du secteur jeune, travaille à la création de guides pédagogiques pour intégrer le numérique à l’école et offre des formations. Laurie fait partie d’une petite équipe de sept à huit personnes, dont seulement deux personnes sont responsables de la formation. Pour répondre à la demande, ils collaborent avec des experts externes, qu’ils nomment « facilitateurs » pour offrir les formations et des conférences demandées.
Laurie mentionne qu’il n’est pas simple de s’assurer que les formateurs choisis correspondent aux besoins des clients. Elle explique que, bien que les situations de mécontentement soient rares, il est crucial de disposer d’outils pour garantir la bonne adéquation entre les besoins des clients et les compétences des formateurs. Elle indique que l’école branchée a développé trois phases pour s’assurer d’avoir la bonne personne pour la bonne situation.
Phase 1 – Prise de besoins
Laurie nous explique qu’il est important pour elle de rencontrer les clients pour bien comprendre leurs besoins, même si ceux-ci sont clairs par courriel. Lors de ces rencontres, elle pose des questions sur les défis rencontrés par le milieu éducatif afin de pouvoir adapter les formations proposées. Par exemple, un client souhaitait une formation sur l’évaluation; mais en discutant, Laurie a découvert que le besoin réel était une formation sur les outils numériques pour l’observation en classe. Elle utilise un formulaire pour noter les détails comme le nombre de participants et les outils numériques utilisés.
Phase 2 – Conversion
Laurie mentionne que l’école branchée a développé un bottin qui classe ses facilitateurs entre autres par région, domaine d’expertise, certifications et emploi. Cet outil permet un appariement efficace entre les besoins des clients et les facilitateurs disponibles. Des pages web sur les facilitateurs ont également été créées. Laurie indique de plus qu’un catalogue d’idées de formation est en ligne sur leur site internet, afin de proposer des formations à celles et ceux qui en auraient besoin. Néanmoins, elle souligne qu’il est important pour l’École branchée d’adapter les formations aux besoins spécifiques des clients et de créer des expériences pédagogiques sur mesure.
Phase 3 – Suivi post-formation/conférence
Laurie signale qu’actuellement, un formulaire de rétroaction simple est utilisé avec le client après la formation, afin de proposer des pistes d’amélioration. Elle précise également qu’un retour est réalisé avec le facilitateur.
Lors de la co-labo-mersion, les personnes participantes ont été sollicitées pour améliorer la procédure d’assurance qualité mise en place. Les quatre questions suivantes ont été posées au groupe :
- D’après vous, est-ce que la prise de besoins est assez ciblée?
- Croyez-vous que notre façon d’organiser notre bottin est optimale?
- Voyez-vous des pistes pour améliorer les suivis post-formation?
- Est-ce que chaque étape du processus est complète?
Plusieurs bonnes idées ont été émises.
Pour aider à structurer la prise de besoins, on a proposé :
- L’utilisation de la fleur du questionnement didactique de Madame Bizier;
- De bien orienter le client dans la formulation de ses besoins;
- L’utilisation du remue-méninge inversé, soit énumérer ce que l’on ne veut pas;
- De sonder les apprenants avant ou en début de formation pour pouvoir adapter cette dernière au public cible.
Pour l’étape de conversion, on suggère :
- D’ajouter à l’organisation du bottin des informations sur le type de formation privilégié par le facilitateur afin de maximiser l’efficacité de l’appariement;
- De mettre en place un mécanisme d’accompagnement, pour mieux encadrer le facilitateur. Le niveau de cet accompagnement pourrait être dosé en fonction de la récurrence de la formation;
- L’imposition ou la suggestion d’un canevas de formation.
Pour l’étape de suivi post-formation/conférence, on recommande :
- De mettre en place des indicateurs clés de performance (ICP) ou Key Performance Indicator (KPI) en anglais;
- De s’assurer que le formulaire de rétroaction est bien aligné avec les besoins initiaux mentionnés par le client;
- De demander au client dans le formulaire de rétroaction s’il recommande le facilitateur pour une formation similaire;
- De partager avec le facilitateur les résultats du sondage au client.
Des suggestions pour mettre en valeur les formations ont également été formulées :
- Avoir une Infolettre;
- Dans le catalogue :
- Mettre des pastilles « de goût » ou de catégorie pour caractériser les formations;
- Proposer des capsules vidéo de 30 secondes qui décrivent le potentiel de la formation;
- Mentionner où la formation a déjà été donnée;
- Indiquer les liens LinkedIn des facilitateurs.
Finalement, Laurie a mentionné être très inspirée par les propositions faites. De leur côté, les personnes participantes sont reparties avec des idées à appliquer dans leur propre contexte de travail. Cette expérience de collaboration a donc été enrichissante pour tous!
Article rédigé à partir de mes notes et avec l’aide de Copilot
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