Chronique RVCP 2023 – Découvrir Notion – L’outil incontournable pour la gestion et le partage de connaissances

Le RVCP 2023 a été l’occasion pour Simon Côté-Massicotte, du service de pédagogie universitaire et de formation à distance de l’Université du Québec en Abitibi-Témiscamingue (UQAT), de présenter son utilisation de Notion. Cet atelier a permis aux personnes participantes de découvrir cette plateforme flexible et gratuite et son utilisation pour faciliter la structuration et le partage des notes tout en gérant efficacement les tâches et projets, et ce, à l’intérieur d’une équipe de travail.

Dès le début de la présentation, Simon a invité les personnes participantes à créer un compte Notion en utilisant leur courriel institutionnel afin de profiter de la licence Education Plus offerte. Il a souligné que de nombreuses institutions bénéficient déjà de cette offre et que le support et les mises à jour sont régulièrement disponibles. De plus, les serveurs sont situés au Canada et un facteur de double authentification est requis; rassurant d’un point de vue sécurité!

Notion, base de partage des connaissances, propose un modèle rudimentaire pour développer son propre espace de partage de notes et de connaissances.

Simon, dans sa grande générosité, nous partage un espace de travail créé pour ses besoins dont voici quelques-unes de ses caractéristiques :

1. Tableau de suivi des rencontres : Ce tableau permet de lier chaque rencontre avec un enseignant et un cours, facilitant ainsi la gestion des interactions pédagogiques.
2. Système de tâches rudimentaire : Associé à une banque de projets, ce système permet d’organiser efficacement les tâches à accomplir.
3. Espace pour inscrire et partager les notes de réunion, webinaires et conférences : Cette fonctionnalité est essentielle pour une gestion collaborative des informations.
4. Espace « PARA » (Projects, Areas, Resources, Archives) : Cette section facilite le stockage de fichiers et la gestion d’informations diverses.
5. Tutoriels d’utilisation : Des tutoriels expliquent clairement comment utiliser chacune des sections, rendant l’outil accessible à tous.

D’après Simon, la flexibilité de Notion est sa principale force, et presque tous les éléments trouvés peuvent être personnalisés et adaptés aux besoins spécifiques de chaque utilisateur. Simon a d’ailleurs encouragé les personnes participantes à consulter la documentation officielle de Notion pour aller au-delà des modifications présentées lors de l’atelier.

Simon a ensuite partagé son expérience à l’UQAT, où la médiatisation est fréquente, avec des contenus asynchrones et une équipe de tournage et scénarisation impliquant plusieurs membres. Avant d’adopter Notion, l’équipe a cherché un outil de gestion de projet pour gérer les multiples interdépendances et variables interreliées.

La comparaison entre Notion et OneNote a été abordée durant l’atelier. Bien que ces deux outils soient similaires pour la prise de notes, Notion se démarque par sa centralisation des données, ses tags permettant des recherches rapides, et ses bases de données interconnectées. La collaboration sans conflit avec les collègues est également facilitée puisque tout se trouve dans un même document.

Simon a partagé plusieurs astuces pour utiliser Notion de manière efficace, notamment la possibilité d’intégrer des images dans les notes à l’aide du téléphone, la synchronisation avec le téléphone pour afficher les informations en temps réel, et la prise de photos des notes manuscrites pour les associer aux dossiers en ligne.

La personnalisation de Notion a également été soulignée. Le tableau de bord peut être facilement adapté et accepte même les GIF pour ajouter une touche ludique. La synchronisation avec des calendriers Outlook ou d’autres services permet une meilleure organisation des tâches.

Notion est aussi un outil idéal pour le suivi des projets et des collaborations. Grâce à ses tableaux Kanban, il est simple de visualiser l’état d’avancement des projets, qu’ils soient en planification, en cours, ou en attente. Il propose même des solutions de relance automatique pour suivre les retours des enseignants et collègues.

Un avantage majeur de Notion est sa banque centralisée de dossiers et de suivis. Cela permet de partager facilement les informations avec l’équipe de travail et d’avoir une vue globale des différentes activités. Les possibilités d’intégration avec d’autres outils tels que Miro, Microsoft, Jira, et bien d’autres, font de Notion une plateforme polyvalente et puissante.

La générosité de Simon est évidente dans sa volonté de partager son modèle complet avec la communauté, ainsi que ses vidéos explicatives pour utiliser Notion au mieux. Il a également donné accès à la liste des colloques et des conférences en éducation, mais également à une liste d’outils pédagonumériques incluant des alternatives gratuites.

En conclusion, Notion se veut un outil incontournable pour la gestion et le partage de connaissances, du moins dans l’équipe de Simon à l’UQAT. Avec sa flexibilité, sa facilité de personnalisation, et ses nombreuses fonctionnalités collaboratives, il répond aux besoins d’organisation et de gestion des projets pédagogiques de l’équipe. Pour ma part, Simon a su éveiller ma curiosité et je compte bien explorer cet outil prochainement. Qu’en est-il de vous?